Si elle n'est pas bien anticipée, la gestion des transports ferroviaires internationaux peut s'avérer complexe et difficile en raison de facteurs tels que les réglementations douanières, les exigences en matière de documentation, la multiplicité des modes de transport et la coordination avec les différentes parties prenantes. Un franchissement facile, efficace et sans stress des frontières internationales n'est possible que si des mesures appropriées ont été prises au préalable en termes de conformité avec les réglementations étrangères et de collaboration avec les compagnies ferroviaires, les transitaires et les entreprises de logistique.
La mise en œuvre d'un TVMS (Transport Visibility & Management System) est le meilleur moyen de relever ces défis grâce à un outil unique. Grâce à ses capacités de planification, de suivi et d'analyse, le TVMS est votre meilleur allié pour gérer les expéditions ferroviaires internationales de manière globale et efficace.
Pourquoi les envois internationaux sont-ils complexes ?
Les envois internationaux impliquent de naviguer avec
- Des réglementations douanières complexes : En Europe, il s'agit notamment des déclarations en douane, des lettres de voiture, de l'exigence d'un numéro EORI, de la dette douanière, du stockage temporaire pour les marchandises provenant de l'extérieur de l'UE....
- Des exigences variées en matière de documentation : la législation de l'UE exige des déclarations en douane, des déclarations préalables à l'arrivée et au départ, des documents pour l'autorisation unique....
- La coordination avec de multiples parties dans différents pays : opérateurs ferroviaires, transitaires logistiques, autorités...
Chaque pays peut avoir des règles et des procédures qui lui sont propres, d'où l'importance de disposer d'un système solide pour gérer efficacement ces complexités. Lors du transport de marchandises au sein de l'Union européenne, les réglementations nationales et européennes doivent être respectées.
Le TVMS : un outil essentiel
TVMS (Transport Visibility & Management System) est une plateforme collaborative de gestion de la visibilité du transport en temps réel pour le fret ferroviaire. Elle utilise des technologies innovantes telles que l'intelligence artificielle, le machine learning, l'analyse de données et les données GPS provenant de capteurs physiques pour fournir une visibilité complète et précise de la chaîne d'approvisionnement.
La plateforme suit la localisation et le statut des expéditions de fret à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement, du départ à la livraison finale. Le TVMS améliore la qualité du service en détectant rapidement les incidents potentiels et en proposant des solutions en temps réel. Le TVMS fournit également à l'expéditeur les documents nécessaires au transport ferroviaire de marchandises, comme la génération automatique de la lettre de voiture.
Rationalisation de la conformité douanière
L'un des aspects critiques des expéditions internationales est la conformité douanière. Un TVMS simplifie la conformité douanière en automatisant les processus de documentation et en garantissant le respect des réglementations.
Il offre des fonctionnalités telles que la gestion électronique des documents, l'intégration douanière et les contrôles de conformité automatisés, qui minimisent les erreurs et facilitent le dédouanement.
Visibilité et suivi améliorés
Le suivi des expéditions internationales en temps réel est essentiel pour une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement. Un TVMS offre une meilleure visibilité en suivant l'emplacement et le statut des marchandises à chaque étape du voyage transfrontalier. Comment ? Grâce aux données GPS recueillies par les capteurs installés sur les wagons. Ces capteurs fournissent au TVMS des informations en temps réel sur la position du wagon et alertent les équipes logistiques en cas d'incident pendant le transport, quel que soit le pays où se trouve le wagon.
La fonction de visualisation cartographique améliore la visibilité du transport dans son ensemble. En un seul coup d'œil, les utilisateurs peuvent évaluer efficacement leurs expéditions ferroviaires planifiées et en cours.
Cette visibilité permet aux parties prenantes d'aborder de manière proactive tout problème potentiel, d'améliorer la communication et de prendre des décisions en connaissance de cause. En outre, lorsqu'il est associé à l'intelligence artificielle, le suivi de la localisation permet d'obtenir une heure d'arrivée prévue (ETA) précise, ce qui est très utile au chargeur qui peut alors informer son client ou son site de la livraison et le tenir au courant de tout retard. Pour Arkema, acteur mondial majeur dans le domaine des matériaux spéciaux et qui exploite plus de 100 sites de production en Europe, cette visibilité accrue a grandement amélioré la qualité de son service. Grâce au calcul précis de l'ETA et aux alertes du TVMS en cas d'anomalies pendant le transport, Arkema est désormais en mesure d'informer immédiatement ses clients des dates de livraison et des retards éventuels, et de prendre les mesures nécessaires pour remédier aux problèmes potentiels. De plus, le travail sur le site de livraison est plus efficace, car il n'est plus nécessaire de se précipiter sur les livraisons arrivées plus tard que prévu.
Optimisation de la planification des itinéraires et de la consolidation
Une planification efficace des itinéraires est cruciale pour les expéditions ferroviaires internationales afin de garantir une livraison dans les délais et d'optimiser les coûts. Le TVMS optimise la planification du transport en identifiant les itinéraires les plus efficaces et en consolidant les expéditions afin de maximiser l'utilisation du fret et de réduire les coûts de transport. Grâce aux technologies de l'IA, le TVMS fournit aux équipes logistiques les meilleures alternatives pour chacun de leurs transports, et ce peu importe les pays traversés.
Grâce à l'assistance automatisée du TVMS, les équipes sont plus efficaces dans leurs opérations quotidiennes et ne sont pas contraintes par les tâches fastidieuses de vérification manuelle et de contact avec chaque opérateur ferroviaire de chaque pays traversé par leurs expéditions. Ciment Calcia, une entreprise du Groupe Heidelberg spécialisée dans le ciment, explique comment l'utilisation du TVMS lui a permis de contrôler de manière proactive ses transports de A à Z, en automatisant les tâches fastidieuses.
Collaboration et communication
La gestion des opérations transfrontalières implique une collaboration et une communication avec de multiples parties prenantes, notamment les expéditeurs, les transporteurs, les autorités douanières et les fournisseurs. Un TVMS facilite la collaboration en fournissant une plateforme centralisée pour la communication, les mises à jour en temps réel et le partage des données. Il améliore la coordination, élimine les lacunes en matière de communication et garantit que toutes les parties sont sur la même longueur d'onde.
Une source unique de vérité est essentielle pour assurer une collaboration fluide et sans heurts entre les parties prenantes. Alors que les documents Excel, les appels téléphoniques, les courriels et les fax prennent du temps en raison de leur diversité et parfois de leur inexactitude, une plateforme TVMS offre la possibilité de numériser et de rassembler toutes les données et tous les documents en un seul endroit, facilement accessible par toutes les parties prenantes : les équipes opérationnelles des chargeurs, les équipes logistique, les entreprises ferroviaires, les clients finaux...
Analyses et rapports
Les données jouent un rôle crucial dans l'optimisation des opérations transfrontalières. Un TVMS offre de solides capacités d'analyse et de reporting, permettant aux entreprises d'obtenir des informations précieuses sur les KPIs, les coûts et l'efficacité opérationnelle.
Ces informations permettent d'identifier les domaines d'amélioration, de réduction des coûts et d'optimisation des performances des expéditions internationales.
Un TVMS permet aux chargeurs d'analyser leurs KPIs de manière détaillée et orientée sur les données, en fonction des itinéraires, des transporteurs ou des marchandises : taux d'achèvement, ponctualité des livraisons, remplissage des trains, taux d'utilisation, indisponibilité, maintenance, temps de rupture par site... Des KPIs précis sont essentiels pour les chargeurs qui effectuent des transports à travers l'Europe, car ils facilitent la définition des leviers d'optimisation avec leurs différents partenaires tout au long de la chaîne d'approvisionnement - et au-delà les frontières.
La gestion des expéditions ferroviaires internationales peut être complexe, mais un TVMS simplifie les opérations transfrontalières en automatisant les processus, en améliorant la conformité douanière, en renforçant la visibilité et le suivi, en optimisant la planification des itinéraires, en facilitant la collaboration et en fournissant des analyses précieuses.
Grâce au TVMS, les chargeurs peuvent rationaliser leurs opérations transfrontalières, améliorer leur efficacité et assurer une gestion transparente de la chaîne d'approvisionnement internationale.
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